Nieuws en agenda

Slimme vragenlijst met filmpjes zorgt voor minder polikliniekafspraken MDL

Je voorbereiden op een onderzoek? Voor een onderzoek bij de afdeling Maag- Darm- Leverziekten (MDL) doe je dat tegenwoordig meestal thuis op de bank. MDL heeft met succes de voorbereidingsafspraak op de polikliniek grotendeels vervangen door een vragenlijst met filmpjes. Het resultaat: minder spanning voor de patiënten, een goede voorbereiding op het onderzoek en een flinke tijdsbesparing voor zowel de patiënten als de medewerkers.

Een veel voorkomend onderzoek op de afdeling MDL is een endoscopie van de slokdarm, maag of darmen. Via de mond of de anus brengt de arts een dunne flexibele slang met een cameraatje in, om de darmen of maag te onderzoeken. Vaak wordt de patiënt voor dit onderzoek in slaap gebracht met een roesje.

Voorbereidingsgesprekken waren een dagtaak

Rob Slangen, MDL-arts: “Meestal is een scopie voor de patiënt een spannend onderzoek. Het is bovendien belangrijk dat de patiënt zich goed voorbereidt. Anders kan het onderzoek niet doorgaan. En we willen zeker weten dat de patiënt fit genoeg is om het onderzoek te ondergaan. Daarom planden we standaard een voorbereidingsafspraak op de polikliniek.

“We merkten dat een patiënt voor zo’n afspraak vaak gespannen is. Daardoor vergeet hij of zij veel van de informatie. We doen bovendien meer dan  8.000 van dit soort onderzoeken per jaar. Die voorbereidingsafspraken waren dus een dagtaak voor onze verpleegkundig specialisten en artsen. Daarom zijn we gaan kijken hoe dit prettiger voor de patiënt en efficiënter voor onszelf kon.”

Digitale vragenlijst met filmpjes vervangt afspraak

“Sinds 2022 krijgen de meeste patiënten van de MDL een ‘slimme’ digitale vragenlijst in plaats van een poli-afspraak. In de vragenlijst krijgt de patiënt ook een filmpje te zien over het onderzoek”, vertelt Rob. “Op basis van de antwoorden die de patiënt geeft, kunnen we zien of we rekening moeten houden met "bepaalde risico’s . En we checken of de patiënt begrijpt wat er gaat gebeuren en of de patiënt hiermee akkoord gaat. Soms plannen we na het invullen van de vragenlijst een telefonische afspraak om zaken nog extra toe te lichten. Ook als de patiënt dat zelf prettig vindt, kan hij of zij om een afspraak vragen."

Bijna 70 procent minder voorbereidingsafspraken

“We zijn erg enthousiast over de resultaten! Van alle verzonden vragenlijsten vult meer dan 90 procent deze ook echt in. Bij ongeveer twee derde van de patiënten is geen extra (bel)afspraak meer nodig. Een kwart van de patiënten krijgt nog wel een afspraak. Bijvoorbeeld omdat we toch extra medisch onderzoek willen doen, of omdat de patiënt dit prettig vindt. En ook die afspraken zijn efficiënter. Want de patiënt heeft het filmpje al gezien en weet dus wat het onderzoek is.”

Succes dankzij teamwork

“Dit mooie resultaat hebben we gerealiseerd dankzij de inzet van iedereen in het team”, vervolgt Rob enthousiast. “De planners spelen bijvoorbeeld een belangrijke rol om te zorgen dat zoveel mogelijk patiënten de vragenlijst invullen.”

Martijn Maat is planner bij de MDL. Ook hij is trots op het resultaat: “We hebben met elkaar als afdeling echt ingezet op ‘digitaal, tenzij’ en daar goede afspraken over gemaakt. Er zijn voorwaarden die we gebruiken om te bepalen of een patiënt een digitale vragenlijst krijgt. We kijken bijvoorbeeld of iemand voldoende Nederlands spreekt en of de patiënt een DigiD heeft. Na het versturen van de vragenlijst controleren we of de patiënt deze ook echt invult. Zien we na een bepaalde tijd dat de vragenlijst nog niet is ingevuld, dan krijgt de patiënt een herinnering. En als dat nodig is bellen we de patiënt op. Zo kunnen we deze hoge respons van 90 procent halen. Met onze inspanning helpen we bij de efficiënte inzet van onze verpleegkundig specialisten en artsen. Dat is belangrijk, want die zijn schaars. Daar moeten we dus zuinig op zijn!”

Klik hier om een voorbeeld van een van de voorlichtingsfilmpjes te bekijken.

MDL arts Rob Slangen vertelt meer over de vragenlijsten